প্রযুক্তির উত্তরোত্তর উন্নতির সাথে তাল মিলিয়ে ক্রমাগত বদলে যাচ্ছে আমাদের যোগাযোগের মাধ্যম। আগে যেখানে টেলিগ্রাম বা চিঠিই ছিল একমাত্র ভরসা, সেখানে সহজেই যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে জায়গা করে নিয়েছে ফোন বা ইমেইল। সেই সাথে বদলে গেছে যোগাযোগের নানা সহবত। শুধু যোগাযোগের মাধ্যম ব্যবহার করলেই হয় না, এগুলোর ব্যবহারে মানতে হয় কিছু নিয়মকানুনও। আসুন জেনে নিই আধুনিক যোগাযোগ ব্যবস্থার কিছু শিষ্টাচার -
টেলিফোন বা মোবাইল ফোন :
*সামনা সামনি কথা বলার জন্য আমাদের মধ্যে যে সৌজন্যবোধ কাজ করে তা ফোনে কথা বলার সময়েও বজায় রাখা উচিত। এখানে যেহেতু অন্য ব্যক্তি আপনার মুখভঙ্গি দেখতে পাচ্ছেন না, তাই কণ্ঠস্বরের নমনীয়তা বজায় রাখুন।
*নম্বর ডায়াল করার আগে অন্তত দুই বার চেক করে নিন যাতে ভুল নম্বরে ডায়াল না করে ফেলেন। আর ভুল নম্বরে ডায়াল করে ফেললে বিরক্ত করার জন্য অবশ্যই ক্ষমা চেয়ে নেবেন এবং বাড়তি কথা না বলে দ্রুত ফোন রেখে দেবেন।
*কাউকে ফোন করার আগে সময়টা দেখে নিন। বিশেষ করে সাধারণত মানুষ যে সময় খাওয়াদাওয়া করে, সে সময়টায় ফোন না করাই ভালো। বেশি রাত করেও কাউকে ফোন করা উচিত নয়। কারণ আপনি জেগে আছেন বলে আর কেউ জেগে থাকবে, তা নয়। তাই খুব বেশি জরুরি না হলে বেশি রাতে ফোন না করাই ভালো। চেষ্টা করুন অফিসের সময়েও ফোন না করতে।
*ফোনে পরিষ্কার করে স্পষ্ট ভাষায় কথা বলুন যাতে অপর প্রান্তের ব্যক্তির কথা বুঝতে সমস্যা না হয়। একই বারবার পুনারাবৃত্তি করতে আপনার যেমন বিরক্ত লাগবে, তেমনি একই কথা বারবার জিজ্ঞেস করতে হলে তা তাঁরও বিরক্তির কারণ হয়ে উঠতে পারে।
*ফোন করেই নিজের পরিচয় দিন। 'গেসিং গেম' খেলবেন না। এতে যাকে ফোন করেছেন, তিনি বিরক্ত হতে পারেন।
*পাবলিক প্লেসে কথা বলতে হলে কণ্ঠস্বর যতটা সম্ভব নিচু রাখুন। আশেপাশে প্রচুর লোক থাকলে সেখানে ব্যক্তিগত কথা না বলাটাই ভালো হবে।
*কারো সাথে ফোনে কথা বলার সময় যদি অন্য কারো ফোন আসে, তাহলে সেটা না রিসিভ করাই ভালো। খুব বেশি জরুরি হলে যাঁর সাথে কথা বলছেন তাঁর অনুমতি নিয়ে রিসিভ করুন।
*সিনেমা হল, থিয়েটার, মিটিং রুম, রেস্টুরেন্ট ইত্যাদি জায়গায় ফোন সাইলেন্ট মোডে রাখুন। ফোন হঠাত্ করে বেজে উঠলে অন্যদের অসুবিধা হতে পারে।
*গাড়ি চালানোর সময় ফোনে কথা বলবেন না।
*ফর্মাল বা অফিসিয়াল কাজে মেসেজ পাঠাবেন না। টেক্সট মেসেজ খুবই ক্যাজুয়াল একটা ব্যাপার।
*ফোন রিসিভ করে জবাব দেয়ারও একটা আদব-কায়দা থাকে। 'হ্যালো' বা 'ইয়েস' যেটাই বলুন না কেন, কণ্ঠস্বর নম্র রেখে বলুন। আপনার কণ্ঠ রুক্ষ মনে হলে যিনি ফোন করেছেন, তিনি বিব্রতবোধ করতে পারেন।
ইমেইল :
*ইমেইলে অবশ্যই 'সাবজেক্ট' লিখবেন। এতে যাকে মেইল করেছেন তাঁর বুঝতে সুবিধা হবে।
*কাউকে ইমেইল ফরওয়ার্ড করে পাঠাতে চাইলে আগে দেখে নিন তার কনটেন্ট জরুরি কি না। কাউকে মজার কোনো কিছু মেইল করার আগে ভেবে দেখুন, তিনি সেটা উপভোগ করবেন কি না!
*অফিসিয়াল ইমেইলের শুরু এবং শেষে শুভেচ্ছামূলক শব্দ ব্যবহার করুন।
*কাউকে কোনো ইমেইল ফরওয়ার্ড করার আগে তা এডিট করে নিন।
ভয়েস মেইল :
*কারো আনসারিং মেশিনে মেসেজ রেকর্ড করার সময় যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত মেসেজ রাখুন। নিজের নাম এবং ফোন নম্বর স্পষ্টভাবে বলুন।
*আউটগোয়িং মেসেজ ছোট এবং নম্র ভাষায় রাখবেন। কোনো ব্যাকগ্রাউন্ড মিউজিক দেবেন না।
*প্রতিদিন ভয়েস মেসেজ চেক করুন। চেষ্টা করুন প্রতিদিনের জবাব প্রতিদিনে দিয়ে দিয়ে।
0 comments:
Post a Comment